Klachtenregeling – Collab Aesthetics BV

1. Algemeen

Als gediplomeerd schoonheidsspecialist valt het beroep van schoonheidsverzorging onder de “andere zorg” (zijnde de niet BIG geregistreerde zorgverlener) van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Voor klanten is het belangrijk dat zij met een klacht, over een behandeling bij een schoonheidsspecialist, terecht kunnen bij een klachtenfunctionaris en een geschillencommissie. Voor een deel van de behandelingen van de schoonheidsspecialist is dit vanuit de Wet Kwaliteit, klachten en geschillen zorg dan ook verplicht. Als aangesloten lid van onze brancheorganisatie De Huidprofessional ben je aangesloten bij een onafhankelijke geschillencommissie en klachtenfunctionaris. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten en producten aangeboden door.

2. Geschillencommissie automatisch

De Huidprofessional is aangesloten bij de door het ministerie erkende Geschillencommissie Huidzorg, Postbus 90600, 2509LP Den Haag.
Website: www.degeschillencommissie.nl.

3. Klachtenfunctionaris 

De Huidprofessional heeft een onafhankelijke en onpartijdige klachtenfunctionaris, di e je bij een klacht van een klant, gratis beschikbaar stelt aan jouw klant. Bij deze klachtenfunctionaris kun je zelf en ook je klant terecht met een klacht. Ben je geen lid van De Huidprofessional dan geldt dit gratis aanbod niet. 

4. Wat doet onze klachtenfunctionaris

De Wkkgz stelt dat de klachtenfunctionaris als taak heeft om klachten op informele en laagdrempelige wijze op te lossen, zodat verdere escalatie wordt voorkomen. Daar zijn beide partijen bij gebaat. De onafhankelijke klachtenfunctionaris treedt dan ook op als procesbegeleider en niet als inhoudelijke deskundige.

De klachtenfunctionaris van De Huidprofessional richt zich op het vinden van een voor beide partijen aanvaardbare oplossing en handelt hiermee onafhankelijk en onpartijdig zowel in het belang van de klager als de schoonheidsspecialist.

Het uitgangspunt van een klacht is om als “klager” de klacht altijd eerste te bespreken met de schoonheidsspecialist. Kom je er samen niet uit dan is de volgende stap het inschakelen van de klachtenfunctionaris. 

Als u samen met de klachtenfunctionaris niet tot een goede oplossing komt, kunt u besluiten om de klacht voor te leggen bij de Geschillencommissie. U hebt hier na datum van beëindiging van de klacht, 6 weken de tijd voor. 

Klachtenprocedure – Collab Aesthetics BV

1. Algemeen

U belt met brancheorganisatie van De Huidprofessionals (030-8007686) of u stuurt een e-mail naar klachtenfunctionaris@dehuidprofessional.nl en geeft aan dat u een klacht heeft.
Binnen 2 werkdagen wordt u door de klachtenfunctionaris teruggebeld en bespreekt u telefonisch samen de klacht. 

1. Vastleggen van gegevens.
De klachtenfunctionaris zal van u volgende gegevens noteren: 

– Voor-en achternaam
– Adres
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Naam van de schoonheidsspecialist met adresgegevens. Datum behandeling, behandeling en de klacht. 
– De klachtenfunctionaris vraagt u om de klacht kort op papier te zetten en kan u hier desnoods bij ondersteunen. 

Mogelijkheden van afhandeling van de klacht:

Aansluitend zal de klachtenfunctionaris u een van de onderstaande mogelijkheden aanbieden:

De klachtenfunctionaris heeft de volgende mogelijkheden: 

– Een onafhankelijk advies voor u als klager
– Een onafhankelijk advies voor de schoonheidsspecialist
– Het initiëren van een driegesprek tussen u, de schoonheidsspecialist en de klachtenfunctionaris.

2. Doorlooptijden van de klacht

Binnen maximaal 1 week, na indienen van de klacht, neemt de klachtenfunctionaris contact met u op. Het streven is om een klacht zo snel mogelijk af te handelen.

De uiterste termijn voor afhandeling is 8 weken, na datum indienen klacht. Is het door gegronde omstandigheden (o.a. vakantie, ziekte) niet mogelijk om de klacht volledig af te handelen dan kan de termijn met maximaal 4 weken worden verlengd. 

Als u samen met de klachtenfunctionaris niet tot een goede oplossing komt, kunt u besluiten om de klacht voor te leggen bij de Geschillencommissie. U hebt hier na datum van beëindiging van de klacht, 6 weken de tijd voor. 

3. Doel van de bemiddelingsgesprek 

Indien het komt tot een bemiddelingsgesprek met beide partijen zal de klachtenfunctionaris het driegesprek begeleiden vanuit een onafhankelijke en onpartijdige positie en geen inhoudelijk standpunt innemen. 

De klachtenfunctionaris richt zich op het vinden van een voor beide partijen aanvaardbare oplossing en handelt hiermee onafhankelijk en onpartijdig, zowel in het belang van de klager als de schoonheidsspecialist.
 

4. Intrekken van een klacht

Tijdens de procedure kunt u, als klager, ten alle tijde de klacht intrekken. De klachtenfunctionaris zal dan de werkzaamheden omtrent uw klacht staken. De klacht moet u schriftelijk intrekken. 

5.Wettelijke bewaartermijnen 

De klachtenfunctionaris zal intern de volgende gegevens documenteren: 

– Voor- en achternaam van de klager
– Adresgegevens van klager
– E-mailadres van klager
– Telefoonnummer van klager
– Naam van de schoonheidsspecialist met adresgegevens. Datum behandeling, behandeling en de klacht
– Datum in behandeling van de klacht
– Datum en tijdstippen van overleggen met partijen
– Schriftelijk vastgesteld de afspraken die met partijen zijn gemaakt tijdens overleggen
– Schriftelijk vastgesteld het eindresultaat van de bemiddeling.

Wij hebben de wettelijke verplichting om een gesloten dossier 7 jaar te bewaren. 

6. Eindresultaat van een klacht

Het eindresultaat van een klacht zal door de klachtenfunctionaris steeds schriftelijk, kort en bondig, ter beschikking worden gesteld aan klager en de schoonheidsspecialist.